Воронежские компании смогут сократить траты на содержание бумажных архивов

Для компаний готовят новые правила содержания бумажных архивов. Соответствующий документ находится на рассмотрении комитета Госдумы по информационной политике, информационным технологиям и связи.

Согласно предложению, компании перейдут на электронный документооборот (ЭДО), что позволит им сократить расходы на хранение архивов. В электронном виде можно будет хранить как цифровые оригиналы, так и их сканированные образцы. Другими словами, электронную копию приравняют к бумажному оригиналу.

В электронный архив разрешат перевести практически все документы, за исключением тех, которые оформляются исключительно на бумаге, например, паспорт, свидетельство о рождении и военный билет.

Главное требование для создания электронного документа - участие всех подписантов. Каждый из них должен будет заверить его своими усиленными квалифицированными электронными подписями. Сам бумажный оригинал разрешается уничтожить только спустя год после создания его электронной версии.

Хранить электронные документы будут специальные операторы. В договорах с ними будут прописаны условия предоставления доступа к документам сотрудников компаний и иных лиц.